Vierte Veranstaltung vom 5. Mai 2006: E-Collaboration

Was waren die Inhalte der Veranstaltung?
In der heutigen zweistündigen Veranstaltung behandelten wir die Thematik E-Collaboration sowie virtuelle Teamräume.

Gemäss KMUinfo versteht man unter E-Collaboration die internetbasierte, vernetzte Zusammenarbeit von mehreren Personen eines virtuellen Teams. Laut den Vorlesungsunterlagen kann man E-Collaboration noch etwas differenzierter, nämlich aus zwei Perspektiven betrachten:

• Business Collaboration
• Collaborative Workplace

Im Falle der 'Business Collaboration' geht es um I-Net Lösungen, die Prozesse zwischen Unternehmen in Echtzeit koordinieren (vgl. SAP oder Tibco). Ein paar anregende Gedanken hierzu lassen sich in einem Paper des Instituts für Wirtschaftsinformatik der Universität St. Gallen finden. 'Collaborative Workplace' hingegen betont nicht die vernetzte Wirtschaft, sondern die Arbeitsprozesse, die in virtuellen Projektteams stattfinden; somit steht bei dieser Sichtweise die menschliche Zusammenarbeit im Mittelpunkt und nicht die Technologie selbst.

Wie meine Kollegin Irene schon betont hat, gibt es einen St. Galler Ansatz des Business Engineering , der in untenstehender Grafik dargestellt ist:



Etwas verleitend mag die Vereinfachung sein, E-Collaboration nur auf die verwendeten Applikationen und Technologien zu reduzieren (blau umrahmt), was jedoch eine nicht angebrachte Simplifizierung darstellte und eine gesamtheitliche Betrachtung des Referenzmodells verletzen würde. Insbesondere denke ich, dass ich und meine Kommilitonin Irene beim Abfassen unserer Arbeit mit dem Thema 'Wikis und Weblogs' auf dieses Modell zurückgreifen werden, um der Themenbearbeitung einen gewissen Rahmen zu verpassen und den Fokus nicht ausschliesslich auf die Anwendung der Tools zu richten.

Nun möchte ich mich aber von der Theorie abkehren und ein paar Werkzeuge aufgreifen, die eine netzbasierte Zusammenarbeit ermöglichen. Hierzu haben wir in der Vorlesung drei verschiedene Tools betrachtet:

• Teamrooms
• Live Konferenzen
• Instant Messaging

Folgende Übersicht gibt Aufschluss über die erstgenannten zwei Begriffe:

Besonders deutlich ist auf der Grafik ersichtlich, dass unter den relativ abstrakten Begriffen virtual Teamrooms und Web-Conferencing durch eine Clusterbildung spezifische Funktionszwecke von KM-Tools hervorgehoben werden können.

Im Folgenden werde ich nun etwas detaillierter auf Teamrooms, Live Konferenzen und Instant Messaging eingehen.

1. Teamrooms

Das Learning Center der Universität St. Gallen hat uns für unsere Gruppenarbeit einen Account (Login hier) erstellt. Obwohl wir nur zu zweit in der Gruppe sind, bin ich der Ansicht, dass die Nutzung eines virtuellen Teamraumes die Kommunikation in der Zweiergruppe sehr vereinfachen wird. Der Teamraum des Learning Centers bietet folgende Funktionalitäten an:

• Eine Grobübersicht ('overview') mit kalendarischer Darstellung der verschiedenen Ereignisse (comment, message, milestone...)
• Ein Nachrichten-Anschlagbrett ('message board'), das die geposteten Nachrichten chronologisch auflistet
• Eine To-Do-Liste ('To-Do'), welche die zu erledigenden Pendenzen wiedergibt
• Ein Meilenstein-Anschlagbrett ('milestones'), das wichtige Deadlines aufführt
• Ein Daten-Ablagefach ('files'), um Dateien zu hinterlegen
• Eine Projektteilnehmer-Liste ('people'), welche Aufschluss über die Leute gibt, die an dem Projekt teilnehmen und Zugang zum Teamraum haben
• Eine Suchfunktion ('search'), um nach Dateninhalten auf der Team-Plattform zu suchen

Generell lassen sich diverse Anwendungsszenarien für virtuelle Teamräume aufführen. Dies sind beispielsweise Projektteams, Knowledge Networks, Communities of Practice oder informelle Netzwerke, welche auf virtuelle Teamräume zurückgreifen.

Bekannte Teamräume sind etwa Lotus Quickplace, Yahoo! Groups oder Open Text.

Was habe ich im Umgang mit dem virtuellen Teamraum des Learning Centers der Universität St. Gallen gelernt? Was für Erfahrungen habe ich früher schon mit virtuellen Teamräumen gemacht? Für welche Zwecke könnte ich virtuelle Teamräume in Zukunft einsetzen?
Ich persönlich schätze sehr, dass in einem virtuellen Teamraum alle für ein Projekt oder eine Aufgabenstellung benötigten Dokumente, Angaben etc. für jeden Gruppenteilnehmer zu jeder erdenklichen Uhrzeit verfügbar gemacht werden können. Da ich in vergangenen Semestern oft eine Gruppenarbeit zu schreiben hatte, ist mir die Problematik hinsichtlich der Verfügbarkeit von aktuellen Daten, Ergebnissen etc. hinreichend bekannt. Per Mail koordinierten wir Termine, reichten Dokumente als Attachments umher und nicht selten gingen Mails schlichtwegs 'verloren'. Daher versuchte ich einmal in einer Gruppe die Benutzung eines Webdrives durchzusetzen, was jedoch an der unerklärlichen 'Angst vor technischem Werkzeug' jämmerlich scheiterte. Selber habe ich mit virtuellen Teamräumen bis dato keine Erfahrung sammeln können, doch erhoffe ich mir von deren Verwendung - wie schon oben kurz erwähnt - einen respektablen Effizienzgewinn, d.h. eine Steigerung meiner Arbeitsleistung. Ausserdem finde ich, dass durch das 'Poolen' von Informationen in einem Teamraum es möglich ist, bei vielen, zum Beispiel parallel verlaufenden Projekten, den Überblick einfacher behalten zu können. Das Konzept der virtuellen Teamräume hat mich also extrem überzeugt! Bin deswegen sehr gespannt, wie intensiv wir in unserer Arbeitsgruppe unseren virtuellen Teamraum nutzen werden.

2. Live Konferenzen

Laut Wikipedia versteht man unter dem Begriff Live Konferenz eine Veranstaltungsform, die über das Internet abgehalten wird zum Zweck der Übertragung einer Präsentation oder zum Abhalten eines Meetings ohne physische Anwesenheit der Teilnehmer bzw. des Vortragenden. Zurzeit ist Live Conferencing, auch Web Conferencing genannt, noch nicht so verbreitet. Gemäss einer Prognose von Gartner soll die Verwendung dieser Tools in der Business Community bis 2008 stark zunehmen.

Ein paar bekannte Produkte hierzu sind etwa Saba Centra Conference Software, MS Office Live Meeting und IBM Lotus Sametime.

Was habe ich im Umgang mit Live Conferencing Tools gelernt? Werde ich diese Tools im studentischen Alltag zukünftig einsetzen?
Leider habe ich bis anhin noch keine Erfahrungen mit Live Conferencing Tools sammeln können. Ich denke, dass die Verwendung dieser Werkzeuge für den Studenten im Allgemeinen weniger von Bedeutung ist, da man im Gegensatz zu einem Berufstätigen noch nicht so stark in weltweitem Kontakt mit Leuten steht. Interessant fand ich die Aussage von Frau Back, dass in der Zeit, als die SARS-Epidemie in Südostasien wütete, sich die Anzahl Nutzer dieser Technologie stark erhöhte. Mein Kollege Roman führt als weiteres Beispiel 9/11 auf, als viele Leute aus Angst vor Terroranschlägen nicht mehr in ein Flugzeug steigen wollten und deshalb dieser Technologie einen kurzfristigen Anstieg in der Benutzerzahl bescherten. Im Hinblick auf die nächsten zwei Veranstaltungen bin ich gespannt, was ich so alles über diese Art von Technologie zur Distanzüberbrückung lernen werde.

3. Instant Messaging

Unter Instant Messaging, kurz IM genannt, versteht man ein synchrones Kommunikationsmedium, welches zur Überbrückung der Lücke zwischen E-Mail und Telefon verwendet wird. Laut Wikipedia lässt sich IM wie folgt definieren: "Sofortige Nachrichtenübermittlung ist ein Dienst, der es ermöglicht, mittels einer Software (Client), dem Instant Messenger, in Echtzeit mit anderen Teilnehmern zu kommunizieren (chatten)." Meist stehen folgende Funktionen zur Verfügung:

• Anzeigen des Verfügbarkeitsstatus (Online, Abwesend, Beschäftigt,...)
• Text Chat
• Datenaustausch
• Verwendung von Emoticons
• Benutzung von Avatars ('Anzeige-Bildchen')
• z.T. Voice Chat
• z.T. Video Chat

Ich habe es interessant gefunden, in der Vorlesung zu erfahren, dass auch Unternehmen solche IM-Tools einsetzen, welche unter dem Terminus Enterprise Instant Messaging zusammengefasst werden. Bis anhin bin ich der Überzeugung gewesen, dass IM eine Spielerei der Chat Community ist. Meiner Ansicht nach beinhalten solche IM-Tools ein sehr hohes Ablenkungspotenzial, was sicherlich im betrieblichen Kontext beachtet werden muss.

Ein paar bekannte IM-Tools sind MSN-Messenger, Yahoo! Messenger, ICQ, AOL-Messenger und Skype .

Was habe ich im Umgang mit Instant Messaging-Tools gelernt? Für welche Zwecke eignen sich IM-Werkzeuge?
Seit einigen Jahren benutze ich MSN-Messenger sowie Skype. Schon etliche Male habe ich mit meinen Kommilitonen und Kommilioninnen Arbeiten via Skype koordiniert ('Konferenzgespräch'), was eine physische Anwesenheit der einzelnen Teilnehmer nicht mehr nötig machte. Sehr praktisch finde ich dabei, dass man am Computer alles aufzeichnen lassen kann (Erstellung von Log-Files), um bei Bedarf das Besprochene nochmals anschauen oder anhören zu können. Ein weiterer Plusspunkt dieser IM-Tools ist, dass sie als Freeware angeboten werden. Ein weiterer Verwendungszweck von Skype und MSN finde ich im Chatten mit ehemaligen Kommilitonen, mit denen ich ein Semester am Christchurch College of English in Christchurch, New Zealand, vor zwei Jahren verbracht habe. Via IM-Tools können so internationale Freundschaften 'gepflegt' werden. Was die Verwendung von IM-Tools im betrieblichen Umfeld anbelangt, so habe ich nicht gewusst, dass sogar Lotus Notes ein IM-Werkzeug parat stellt. So lassen sich mittels IM schnell Mitteilungen direkt an die gewünschte Person zustellen, ohne etwa das Medium E-Mail zu verwenden, wobei man meist umgehend eine Antwort auf die gestellte Frage erhält.

Schlussbemerkungen

Es lässt sich festhalten, dass obengenannten drei Technologien gemeinsam ist, Distanz überwinden zu können, um in der heutigen, mobilen Welt effizient miteinander kommunizieren bzw. kollaborieren zu können. Wie schon Gartner in einem Online-Artikel schrieb, bin ich auch der Ansicht, dass viele der oben beschriebenen Werkzeuge stark in unternehmerische Vorgänge Eingang finden werden. Ferner ist abzusehen, dass sich aus den vielen Tools, die zurzeit vorhanden sind, einer oder einige wenige sich durchsetzen werden, wie dies etwa im Bereich IM sich mit Skype momentan abzeichnet. In Zukunft wird der richtige Einsatz solcher Technologien also stark mittentscheidend am Wettbewerbserfolg einer Unternehmung sein.